ISO managementsysteem implementatie (ISO 9001, 14001 en 45001)

Als QHSE-manager, directeur of compliance professional sta je voor de uitdaging om een managementsysteem te implementeren dat niet alleen voldoet aan de eisen van ISO 9001 (Kwaliteit), ISO 14001 (Milieu) of ISO 45001 (Arbo), maar ook daadwerkelijk waarde toevoegt aan je organisatie. Dit stappenplan gidst je door het gehele implementatieproces, van initiatie tot certificering.

De Meerwaarde van een ISO-Certificering

ISO certificering is meer dan een keurmerk; het is een strategisch hulpmiddel voor verbetering.

• Verhoogd Vertrouwen: Voldoen aan ISO-normen opent deuren naar (internationale) aanbestedingen en ketenpartners die eisen stellen aan kwaliteit, veiligheid en milieu.

• Gestructureerde Groei: ISO dwingt je tot procesgericht werken, waardoor efficiëntie en inzicht in risico's significant verbeteren.

• Wettelijke Compliance: Vooral ISO 45001 en ISO 14001 helpen bij het aantoonbaar voldoen aan de Nederlandse Arbowet en Milieuregelgeving.

Het 7-Stappenplan voor ISO Implementatie

Een succesvolle ISO-implementatie volgt een bewezen cyclus, vaak gebaseerd op de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cirkel.

Stap 1: De Nulmeting en Scope Bepaling (Plan)

Voordat je start, moet je weten waar je staat en wat je wilt bereiken.

• Gap-Analyse: Voer een nulmeting uit om de kloof (gap) tussen de huidige bedrijfsvoering en de eisen van de gekozen ISO-norm vast te stellen.

• Bepaal de Context: Identificeer de interne en externe factoren, stakeholders en risico's die van invloed zijn op het managementsysteem (Conform ISO Annex SL structuur).

• Scope: Bepaal welke processen, locaties en diensten binnen het certificeringsgebied vallen.

Stap 2: Beleid en Leiderschapsbetrokkenheid (Plan)

Leiderschap is de kritieke succesfactor. Zonder steun van het management strandt implementatie.

• Beleid: Formuleer een helder en passend beleid met meetbare doelstellingen.

• Betrokkenheid: De directie moet de implementatie actief ondersteunen en middelen beschikbaar stellen.

Stap 3: Ontwerp en Documentatie (Do)

Dit is de fase van het 'opbouwen' van het managementsysteem.

• Processen Definiëren: Breng de kernprocessen in kaart en beschrijf wie wat doet, wanneer, en met welk resultaat (proceseigenaarschap).

• Documentatie: Beschrijf werkinstructies, procedures en formulieren. De moderne trend is minimale documentatie – focus op wat noodzakelijk is voor een consistent resultaat.

Stap 4: Implementatie en Communicatie (Do)

Het systeem wordt in de praktijk gebracht en geïntegreerd in de dagelijkse werkzaamheden.

• Training en Awareness: Train alle medewerkers in hun rol binnen het nieuwe systeem. Zorg voor breed draagvlak en begrip.

• Digitale Borging: Gebruik een Online Management Systeem (OMS), zoals Improve, om documenten te centraliseren, registraties te vereenvoudigen en acties uit te zetten. Dit is essentieel voor borging op meerdere locaties.

Stap 5: Monitoring en Registratie (Check)

Het systeem moet bewijzen dat het werkt.

• Meten en Analyseren: Verzamel data over prestaties (o.a. klachten, incidenten, milieu-impact) en monitor de voortgang op de gestelde doelen.

• Interne Audits: Voer interne audits uit om vast te stellen of het managementsysteem effectief is en voldoet aan de eisen van de norm en de eigen procedures.

Stap 6: Directiebeoordeling en Verbetering (Act)

Evalueer de resultaten en neem besluiten voor de toekomst.

• Directiebeoordeling: Bespreek de bevindingen van de audits en analyses met de directie.

• Verbetermaatregelen: Definieer en volg corrigerende maatregelen en continue verbeterprojecten op (de 'Act' van PDCA).

Stap 7: De Externe Certificatie Audit

Wanneer je overtuigd bent van de effectiviteit, kan de certificering worden aangevraagd.

• Fase 1 Audit: Documentatiecheck door de certificerende instantie.

• Fase 2 Audit: Beoordeling van de daadwerkelijke implementatie in de praktijk. Bij goedkeuring volgt de certificatie.

Hoe een online management systeem zoals Improve de Implementatie Versnelt

Het handmatig beheren van de complexe documentatie en registraties voor één of meerdere ISO-normen (een integraal managementsysteem) is tijdrovend.

Een tool zoals Improve maakt de implementatie en het onderhoud van de ISO-normen veel efficiënter:

• Systeem is al gevuld: Improve is al reeds gevuld met alle juiste regsitraties en formulieren. Je kunt dus direct aan de slag. 

• Centralisatie: Alle procesbeschrijvingen, formulieren en registraties voor ISO 9001, 14001 en 45001 op één plek. Ideaal voor organisaties met meerdere vestigingen.

• Eenvoudige Registratie: Vereenvoudiging van de registratie van (bijna-)ongevallen, werkplekinspecties en klachten.

• Opvolging: Automatische meldingen voor het vastleggen en opvolgen van verbetermaatregelen (cruciaal voor de 'Act' fase van PDCA).

Praktijkcasus: Improve en de Mennens groep

De casus van Mennens, een onderdeel van de Lifting Solutions Group, bewijst de kracht van een gestructureerde implementatie:

De Uitdaging van Mennens

Mennens had de behoefte aan één integraal QHSE-managementsysteem voor al hun locaties om risico's te monitoren en taken uit te zetten. Voorheen werd veelal decentraal gewerkt.

De Oplossing voor Mennens

Door de inzet van Improve als centrale spil en de begeleiding van Octant QHSSE Consultants (via de expertise van Mark de Vos), werd een structuur geïmplementeerd die voldoet aan de ISO-eisen.

 

Het Resultaat van de integratie van Improve

Managers ervaren nu de voordelen van directe inzage en eenvoudige registratie van alle formulieren (inspecties, klachten, ongevallen) direct op de werkplek. Dit heeft geleid tot een beter inzicht in verbetermaatregelen en meer draagvlak onder de medewerkers. Mennens loopt hiermee voorop binnen hun internationale moederbedrijf in het borgen van QHSE-processen.

De implementatie van een ISO managementsysteem vraagt om expertise en de juiste tools. Octant QHSSE Consultants helpt je graag om de sprong te maken van losse documentatie naar een gestructureerd, gecertificeerd systeem.