De Maple Group kiest voor online management systeem Improve.

De Maple Group kiest voor online management systeem Improve. Hoe het QHSE-team met behulp van Improve van vier verschillende management systemen één integraal QHSE managementsysteem hebben kunnen maken.

 

Maak kennis met de Maple group

Per 1 januari 2020 vallen de Rotterdamse bedrijven: Qargo Packers, Van Veelen Industriële Verpakkingen, Unilash en Snoeck Services onder de Maple Group. 

Qargo Packers en Van Veelen zijn gespecialiseerd in industriële verpakkingen en Snoeck Services en Unilash zijn experts in het vastzetten van breakbulk- en projectlading in containers en aan boord van zeeschepen. De groep is in januari 2023 verhuisd naar een gloednieuwe locatie aan de Pastoriestraat in Pernis, waar de Maple Group tevens haar eigen freight station heeft. Alle vier de bedrijven beschikken over hun eigen ISO- en/of VCA-certificeringen en dus ook elk over een eigen managementsysteem.

Na de “samenvoeging” heeft Maple Group gekozen voor het online QHSE managementsysteem Improve. De verhuizing was een mooi moment om de vier verschillende managementsystemen te integreren tot één integraal en gestructureerd Managementsysteem. Vandaag spreken wij Monique Sanders, QHSE Manager van de Maple Group over deze uitdagende klus.

Monique kun jij wat over jezelf vertellen?

 ‘’Zeker! Mijn naam is Monique en ik ben samen met mijn team o.a. verantwoordelijk voor alle QHSE-taken binnen de groep. Ik ben al twintig jaar werkzaam bij deze fijne organisatie. De groep bestaat uit vier werkmaatschappijen met drie verschillende expertises. Met onze vaste crew van verpakkers, sjorders en logistieke medewerkers weten wij als geen ander hoe wij ladingen moeten beschermen én vastzetten. Dit doen wij nu al zo'n 70 jaar. Met een nuchtere blik helpen wij onze klanten en zijn daar erg trots op!’’

Hoe kijk jij terug op het afgelopen jaar?

 ‘’Heel erg positief. Wij zijn in januari 2023 verhuisd naar deze prachtige locatie in Pernis / Rotterdam. De samenvoeging van de vier bedrijven was intensief, maar ook erg uitdagend. Het QHSE team heeft flink moeten doorpakken, want alle procesbeschrijvingen, werkinstructies en documenten van onze vier werkmaatschappijen moesten samengevoegd worden tot één online en integraal QHSE management systeem. Omdat wij een volledig nieuwe werkplaats en loodsen hebben ingericht en dus ook met nieuwe systemen zijn gaan werken moesten ook veel procedures en werkinstructies opnieuw worden geschreven. De procesflow tools en overige functionaliteiten van Improve hebben ons hierbij heel erg goed geholpen’’.

Over welke certificeringen beschikken jullie?

''Onze bedrijven beschikken over ISO 9001, VCA en Van Veelen is ook houder van het SMHV-certificaat. Deze certificeringen zijn natuurlijk leuk, maar als QHSE manager vind ik het veel belangrijker dat wij veilig werken en dat het QHSE beleid goed wordt nageleefd. Meer dan zeventig medewerkers voeren dagelijks risicovolle werkzaamheden uit en/of werken in een risicovolle omgeving, veilig werken is dus cruciaal. Simpelweg een papiertje behalen is voor ons niet voldoende. Wij vinden de praktijk veel belangrijker!’’

Hebben jullie om deze reden ook voor Improve gekozen?

‘’Jazeker! Sinds 2019 werken wij samen met Octant QHSSE Consultants voor onder andere het opstellen van de RI&E en het uitvoeren van onze interne audits. Voor de oprichting van de Maple Group werkten onze zusterbedrijven Matrans Marine Services en MTC Tank Cleaning al met het online management systeem Improve. Zij waren met name over het praktische gebruik ervan erg enthousiast. Het was voor ons een logische stap om ook voor Improve te kiezen!’’

Biedt een online management systeem nu echt voordelen? Kun jij daar wat meer over vertellen?

‘’Natuurlijk! Omdat wij beschikken over vier verschillende en losse managementsystemen, was het fijn om één online applicatie in te zetten waar wij alle nieuwe procedures, documenten en registraties omtrent QHSE konden onderbrengen. Het voordeel van Improve is dat het reeds is ingericht conform de eisen van VCA en ISO 9001. Veel procesbeschrijvingen hoefden we alleen nog maar aan te passen. Ook beschikt het systeem over alle norm registratieformulieren voor alle benodigde ISO- en VCA registraties/meldingen. Deze zijn geheel op maat in te richten en/of aan te passen.

In Impove kun je bijvoorbeeld in een op maat gemaakt formulier heel overzichtelijk en per bedrijf/werkmaatschappij alle te keuren bedrijfsmiddelen met bijbehorende keuringsrapporten registreren. Datzelfde geldt ook voor het opleidingsregister. Hierin konden we onze bestaande (Excel) registers zo importeren en nieuwe collega’s met diploma’s en cursussen toevoegen.

Als keuringscertificaten of diploma’s verlopen ontvangen wij nu tijdig automatisch notificaties, écht ideaal! Daarnaast moest na de verhuizing natuurlijk ook onze RI&E worden herzien. Alle hieruit voortkomende bevindingen en de te nemen verbetermaatregelen konden wij gelijk in Improve registreren én in de organisatie uitzetten.''

Leren jullie veel van deze registraties?

‘’Zeker! Onze managers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van periodieke werkplekinspecties. Als er uit deze inspecties zaken naar voren komen die verbeterd moeten worden, dan wordt dit aan onze mensen gecommuniceerd. Wij zijn dan nu wel een grote organisatie maar hebben korte lijnen. De medewerkers zien dat er met hun meldingen en verbeterpunten aan de slag wordt gegaan. Hierdoor kunnen we productief en efficiënt blijven werken, maar vooral zo veilig mogelijk. Dat is precies wat onze opdrachtgevers van de Maple Group verwachten.''

Ben jij ook geïnteresseerd in het opzetten van een online QHSE managementsysteem? Neem dan contact met ons op!